Est-ce facile de changer de logiciel de librairie ?

Que ce soit parce que ses usages ont changé, que le mode de tarification ne convient plus ou simplement que le service client est injoignable, un.e libraire peut vouloir changer de logiciel de gestion en cours de route. Cette décision peut occasionner beaucoup de stress mais est-ce vraiment le chemin de croix qu’on imagine ?

Si vous envisagez de changer de logiciel deux aspects importants sont à prendre en compte:

• la courbe d’apprentissage de votre nouveau logiciel. Rome ne s’est pas faite en un jour et vous allez probablement devoir passer quelques semaines à prendre en main le nouveau logiciel.
• la portabilité des données. C’est souvent le principal point de blocage. Qu’il s’agissent de vos stocks, de votre fichier client, les données hébergées par votre logiciel actuel sont précieuses voire critiques. Comment être sûr de les conserver ?

Les données suivantes sont critiques. Elles servent à faire tourner la boutique et déterminent la logistique des commandes, des retours etc.

• Les données catalogue:
• vos notices personnalisée.
• vos éléments de personnalisation de notice publiques: classification en rayon, commentaire etc.
• Les données de stocks:
• l’état des stocks.
• les dates d’entrée en stock (optionnel): quand elles sont présentes, elles permettent de connaître l’âge du stock et de servir de base pour des décisions de retour.
• Les données fournisseurs:
• les paramètres de transmission de commande (mail, EDI).
• les remises.

La catégorie qui suit comporte des données moins critiques. Les migrer est un nice-to-have.

• L’historique des ventes (peut être utile pour prendre des décisions de réassort).
• Le fichier client. Sa criticité dépend de votre usage: si vous avez un programme de fidélisation, il faut s’assurer que chaque client (ainsi que ses achats) soit migré dans la nouvelle solution.

Pas de panique. Tous les logiciels disposent de fonctions d’export. Même si ce n’est pas l’affaire d’un click, toutes les données devrait être exportables au format CSV.

Pour que tout se passe bien, il ne faut pas s’emballer et bien planifier sa migration. Voici les quelques points auxquels ils faut être attentif:

• Surveillez vos contrats. La plupart des éditeurs comme Tite-Live ou 2DCOM (Librisoft) ont des contrats engageants. Tout comme vos fournisseurs téléphoniques, vous ne pouvez pas résilier à n’importe quel moment. N’oubliez pas de donner votre préavis avant que votre contrat ne se renouvelle automatiquement.
• Choisissez une période creuse. Il vous faudra quelques semaines pour prendre vos marques et surtout désapprendre les automatismes acquis sur un logiciel précédent. Arrangez-vous pour ne pas voir à tout gérer au même moment.
• Profitez de l’inventaire ! L’inventaire est généralement le moment idéal pour changer de logiciel.
• La boutique est fermée, cela vous permet d’installer tranquillement le nouveau matériel.
• Vous vous économisez la migration des stocks. Faites l’inventaire directement dans votre nouveau logiciel.

N’oubliez pas jamais de demander au service commercial combien coûte l’intégration pour éviter les coûts cachés ! La facture peut être salée, certains éditeurs de logiciel vendant des prestations qui s’élèvent à plusieurs milliers d’euros.

Chez Alexandrie, on pense que la migration devrait être gratuite. D’abord parce qu’on trouve toutes les pratiques de rétention des utilisateurs… discutables. Ensuite parce que ce n’est pas si sorcier. Vous avez un projet ? Vous songez à changer de logiciel ? Contactez-nous !